Мы сократили временные и непроизводственные затраты на движение и согласование документов.
АО «Шереметьево-Карго» — крупнейший грузовой терминал московского авиаузла, специализирующееся на наземном обслуживании грузов и почты. В настоящий момент компания осуществляет выдачу грузов с возможностью загрузки до 30 автомобилей одновременно. А время готовности груза к выдаче для грузовых рейсов составляет 450 минут.
Компания обеспечивает 32 раздельные зоны хранения термочувствительных грузов, валидированные по стандарту GDP камеры хранения. Склад ценных грузов представляет собой изолированное помещение с сейфовым хранением и системой многоуровневого доступа. Отдельные помещения для передержки животных, в которых постоянно поддерживается заданная температура и влажность. Опасные грузы обрабатываются на отдельном складе независимо от основного грузопотока.
Документооборот, который был до нас:
- Децентрализация процессов;
- Долгие сроки согласования;
- Потери бумажных документов;
- Долгий поиск документов.
Время подготовки документа составляло 2 часа, а на его согласование уходило около 10 рабочих дней. Около 20% документов терялись и 35% рабочего времени тратилось на поиск документов.
Перед нами были поставлены следующие задачи:
- Вести учет документов в одной системе и исключить потерю оригиналов;
- Сократить ошибки при подготовке документов, оптимизировать и настроить маршруты;
- Сократить сроки подготовки документов
- При этом необходимо было решить поставленные задачи в сжатые сроки и максимально использовать типовой функционал.
Для решения мы использовали такие возможности функционала "1С:Документооборот КОРП", как типовые шаблоны и автоподстановку, электронное согласование по маршрутам и упрощенные маршруты, регистрацию документов, указание мест хранения и журнал передачи. Также были подготовлены все необходимые регламенты по использованию электронного документооборота и настроена система отчетов.
Итог:
- Время подготовки документа - 40 минут;
- Время согласования документа - 6 рабочих дней;
- На поиск документов тратится не более 10% рабочего времени.
- В ходе работ по проекту мы настроили 104 процесса, 170 видов внутренних документов и 150 связей между ними. В настоящий момент пользователями системы уже являются свыше 500 сотрудников компании.