Основной вид деятельности медийного холдинга «Красный Квадрат» - производство телевизионного и музыкального контента, включающее в себя разработку и производство оригинальных телевизионных форматов, управление и дистрибуцию авторских прав, спонсорство и продакт-плейсмент. «Красный квадрат» производит программы для «Первого канала» и телеканалов «Россия-24» и СТС.
Документооборот, который был до нас:
- Долгие сроки согласования.
- Долгие сроки подготовки документов.
- Потери бумажных документов.
- Долгий поиск документов.
Перед нами были поставлены следующие задачи:
- Осуществить миграцию данных из старой системы электронного документооборота в части проектов и договорной документации.
- Автоматизировать проектный учет в компании.
- Автоматизировать учет договорной деятельности компании.
- Сократить сроки подготовки документов.
Итог:
Внедренная система помогла решить стоявшие перед компанией задачи по созданию единой информационной среды на базе электронного документооборота. В настоящий момент система обеспечивает выполнение производственных процессов в части проектного учета и подготовки договорной документации, дает возможность прогнозирования сроков исполнения задач, а также контролирует реализацию организованных и иных вопросов.
Проведенная автоматизация управления документами обеспечила следующие бизнес-эффекты:
- Сокращение издержек на бумажный документооборот на 55%.
- Ускорение поиска нужного документа на 40%.
- Повышение оперативности доставки документа до адресата на 35%.
- Ускорение процедуры согласования договоров, проектов на 45%.
- Сокращение времени подготовки документов на 25%.