ECM, BPM: системы управления процессами и документами

Руководителю:

Вы сможете ускорить принятие управленческих решений и повысите их качество за счет полноты и актуальности информации. В рамках компании вы сможете сократить сроки согласования документов, упростите контроль исполнительской дисциплины.

Новый автоматизированный документооборот позволит оперативно принимать решения вне офиса, в любой точке мира, делегировать задачи по работе с документами;

Финансовому директору:

Вы получите возможность экономить ресурсы (время, деньги и нервы) за счет оперативности принятия решений.

Вы сможете снизить издержки и расходы при переводе документов в электронный вид (например, организационно-распорядительные документы - служебные записки, приказы, заявки и т.п.).

Новый, автоматизированный документооборот позволит оптимально использовать бюджет компании за счет поэтапного выполнения работ и получения быстрого результата, формирования отчетности в необходимых разрезах, эффективности возврата инвестиций;

ИТ-директору:

Предлагаемое решение позволяет строить СЭД на единой платформе, совмещая разные типы подключения в зависимости от технических характеристик каналов связи между структурами компании.

«1С:Документооборот» легко интегрируется с другими системами 1С и обеспечивает информационную безопасность организации за счет:

• обязательной аутентификации пользователей;
• доступа пользователей к документам в соответствии с их правами;
• шифрования конфиденциальной информации;
• применение электронной подписи для контроля целостности документа;
• гибкость настройки системы;
• возможности внесения доработок функциональных возможностей под специфику организации;

Преимуществами платформы «1С:Предприятие» являются:

• централизованное администрирование;
• эффективное управление;
• средства разработки;
• различные типы клиентов (толстый, тонкий, веб-клиент, мобильный клиент);
• работа со всеми основными СУБД;

Делопроизводителю, сотруднику канцелярии, секретариата:

Ваши сотрудники-делопроизводители смогут работать в единых стандартах, поскольку система «1С:Документооборот» позволяет:

• регламентировать делопроизводственные процессы;
• организовать учет документов в соответствии с номенклатурой дел в организации;
• наладить оперативный поиск документов;
• обеспечить использование актуальных версий документов;
• выстроить контроль сроков и результатов исполнения, отслеживая сроки исполнения поручений руководства;

Исполнителю:

В масштабах всей организации с помощью автоматизации процессов документооброта ваши сотрудники смогут:

• сократить сроки рассмотрения обращений, документов, запросов;
• обеспечить прозрачность процесса рассмотрения/согласования документов и принятия по ним решений (какое решение принято, почему согласование отклонено, какие изменения необходимо внести в документ и т.п.),
• добиться понятности процедур и требований по работе с документами за счет регламентации процессов, инструменты совместной работы (форум, мероприятия);
• системно и прозрачно хранить обычные файлы и т.п.

Мы рекомендуем начинать проект автоматизации с решения управленческой задачи постановки документооборота.

Эксперты НЭП проведут оценку состояния документооборота, диагностику готовности компании к внедрению СЭД, дадут рекомендации по улучшению документооборота и сформируют перечень мер, необходимых для его автоматизации.

Ниже приведены этапы консалтингового проекта по постановке документооборота:

1. Анализ состояния документооборота. Диагностика готовности компании к внедрению СЭД: по результатам проведенного аудита мы направляем детальный аналитический отчет, включающий описание текущих процессов документооборота, индивидуальные рекомендации по их оптимизации и оценку готовности предприятия к внедрению СЭД;
2. Постановка документооборота. Подготовка документооборота к автоматизации: для рациональной организации документооборота необходим комплексный подход и внимание к деталям. Поэтому мы включаем в перечень работ на этом этапе:
   1. утверждение видового состава документов,
   2. описание каждого автоматизируемого вида документов (схема маршрута, шаблон файла, нумератор, хранение в СЭД),
   3. определение ролей участников процесса,
   4. определение перечня документов для перевода в электронный вид,
   5. определение требований к системе контроля исполнительской дисциплины,
   6. разработку распорядительных документов, формирующих правовое поле применения СЭД;
3. Организация хранения документов: мы поможем разобраться с законодательными требованиями и найти оптимальный вариант, приемлемый именно для вашей организации;
4. Создание центра компетенций по документообороту: в зависимости от масштаба и оргструктуры вашего предприятия вам может быть рекомендовано выделение отдельных сотрудников или подразделений (также возможна оптимизация действующих подразделений), ответственных за правильное ведение документооборота и методическое сопровождение СЭД, разработку внутренних стандартов управления документами;
5. Регламентация процессов: задача данного этапа - построение и регулирование процессов в организации путем создания регламентирующих документов, организованных в единую документную систему - регламентную базу. Эксперты НЭП разработают необходимые локальные нормативные акты и стандарты для работы с документацией, по которым вы сможете работать далее самостоятельно.